Assistente da Secretária da Escola Sênior

O titular deste cargo deverá apoiar as atividades administrativas para o Senior School, reportando-se e fornecendo suporte à Secretária do Senior School e a todos os membros da Equipe de Liderança do Senior School, garantindo o funcionamento adequado de todas as atividades.

Objetivo:

O titular do cargo irá colaborar com a Secretária do Senior School para garantir que todos os aspectos da administração do Senior School sejam geridos de forma eficiente e profissional, com especial ênfase na gestão de dados de ausência e presença.

Sobre nós:

St Pauls foi fundada em 1926 e foi a primeira escola na América do Sul a receber um selo oficial do governo do Reino Unido como uma "escola britânica internacional". Com cerca de 1000 alunos com idades entre 3 a 18 anos, é uma escola com tradição e história, mas que também abraça inovação e valores contemporâneos bem como as últimas tendências tecnológicas. Somos membros internacionais da HMC e IAPS e também do COBIS e LAHC. Temos orgulho de nossa reputação local, nacional e internacional e estamos constantemente nos esforçando para melhorar as oportunidades para nossos alunos e colaboradores. Nossa inspeção recente de BSO(British Standards Organization) nos avaliou como uma escola modelo britânica internacional. É possível fazer o download da avaliação em nosso site. Nossa estrutura excepcional coloca o ensino e aprendizagem como parte essencial da escola.

Assista a um vídeo sobre a escola:

Mais detalhes sobre a escola podem ser encontrados em: www.stpauls.br.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Procedimentos de Ausência

• Atender a todas as chamadas telefônicas dos pais em relação a ausências

• Registrar e verificar ausências e atrasos dos alunos e contatar pais/responsáveis para acompanhamento quando os motivos não forem fornecidos

• Garantir que relatórios e registros sobre ausências de alunos sejam executados e mantidos e que as informações no banco de dados da escola estejam sempre atualizadas

• Preparar autorizações para alunos que são autorizados a sair mais cedo devido a razões pessoais ou médicas - fornecer os nomes dos alunos autorizados a todo o pessoal relevante

• Responder aos pais lembrando-os do procedimento correto de relato de ausência

• Manter uma lista atualizada de todos os alunos que chegam atrasados e/ou ausentes para que ações possam ser identificadas de acordo com o procedimento correto

Suporte às Sanções

• Incluir detenções após a escola e outras sanções no banco de dados da escola conforme necessário

Suporte à Administração Geral

• Controlar, organizar e arquivar cópias autenticadas de documentos de identidade (RG/RNM/Passporte) para excursões e alertar os pais e a Secretária do Senior School caso esteja faltando alguma cópia

• Digitalizar e arquivar atestados médicas e outros documentos relacionados aos alunos da escola

• Dar suporte às atividades no início de cada semestre

• Fornecer suporte às reuniões de Pais, Fotos da Escola, Cerimônia de Premiação e outros eventos escolares

• Ser responsável pelas seguintes atividades no final de cada período letivo: remoção de pertences pessoais deixados nos armários, limpeza e organização de novos arquivos, configuração de novos armários com etiquetas, colocação de papel de fundo em murais, organização de devolução de livros e seu retorno ao local ou departamento apropriado, etc.

• Interação com a equipe de TI para resolver problemas técnicos enfrentados pela Equipe de Liderança e professores do Senior School

• Interação com a equipe de manutenção e limpeza para garantir que as solicitações de apoio sejam tratadas, gerenciando tickets no service desk

• Apoiar atividades como devolução de itens pessoais confiscados, incluindo telefones celulares

• Apoiar na marcação de reuniões entre staff e pais, enviando convites, reservando salas quando necessário

• Qualquer outra tarefa administrativa razoavelmente solicitada por qualquer membro do Senior School

Qualificação/Experiência

• Ensino Superior Completo em Secretariado ou Administração de Empresas

• Experiência profissional apropriada ao cargo, que pode ser, entre outros, secretariado, administração ou no setor de educação internacional, o que seria uma vantagem

• Nível pré-intermediário de inglês (CEFR A2) e desejável compreensão da cultura britânica

• Conhecimento básico/intermediário de Pacote Office, o que inclui também Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive 

• Comprometimento com o próprio desenvolvimento profissional

Habilidades e capacidades

• Excelente organização pró-ativa e metódica, com atenção aos detalhes sendo essencial

• Habilidade na utilização de computadores

• Bons conhecimentos de apresentação de documentos

• Ser flexível para se adaptar a prioridades e ter boa respostas às necessidades, que podem mudar diariamente

• Capacidade de gerenciar e priorizar o próprio volume de trabalho com iniciativa e flexibilidade para cumprir prazos, que podem sofrer alterações

• Excelente habilidade organizacional

• Excelentes habilidades de comunicação e interpessoais

• Postura confiante ao telefone

• Capacidade de iniciar e manter sistemas eficientes de manutenção de registros

• Capacidade de trabalhar em equipe